outils collaboratifs • Les outils collaboratifs

Avec l’essor du digital, il n’est pas nécessaire de travailler avec des freelances localisés à proximité de l’entreprise. Les talents et les compétences des 4 coins du globe sont dorénavant disponibles ! Mais pour travailler au mieux avec des prestataires à distance, il est nécessaire de se prémunir d’outils collaboratifs. Ces outils sont autrement appelés Groupware. Ils sont un assemblage de blocs logicielles et technologiques qui permettent de travailler ensemble à distance. On peut les utiliser depuis un poste de travail fixe ou encore un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable. Ces outils simplifient les échanges de données et d’informations. Le mot d’ordre pour ces outils est la synchronisation.

• La solution de partage d’agenda en ligne

Si les équipes ont besoin de collaborer sur la base d’un projet, il faut alors faciliter l’organisation des réunions. L’outil clé pour ce genre de problématique est le partage d’agenda. Le partage d’agenda est un calendrier administré de manière commune par la totalité des personnes qui sont titulaires d’un identifiant et d’un mot de passe personnel. Wimi mais également Doodle sont les grands noms de la solution de partage d’agenda en ligne.

Si vous avez besoin d’une information crucial dans un délais très court qu’un de vos collaborateurs détient ou une question à poser dont vous êtes certain qu’il a la réponse mais que celui-ci ne se trouve pas à vos côtés, vous allez perdre un temps précieux. Avec le système de messagerie instantanée les appels téléphoniques, les mails qui ne font que s’entasser dans une boîte de réception déjà pleine à craquer font place à un outil collaboratif qui fait tomber les barrières de la distance, mais aussi du délais qui séparent la question de sa réponse. Avec le système de « chat », on va obtenir l’information recherchée encore plus simplement et rapidement de la part d’un collaborateur.

De plus, ces conversations sont classées et archivées. On peut alors retrouver facilement les données recueillies. Lorsque différentes équipes professionnelles, réparties sur plusieurs sites, ont besoin d’organiser des réunions pour suivre l’avancée d’un projet ou d’une action menée, elles peuvent maintenant utiliser la vidéoconférence. On va alors d’une part éviter aux collaborateurs de se déplacer, et d’autre part pouvoir réduire les délais d’organisation et les coûts qu’engendre ces réunions. Skype, WhatsApp et Messenger se partagent les différentes parts de ce marché.

• Le Cloud Computing

Pour échanger, envoyer ou recevoir des fichiers, surtout volumineux, l’hébergement de données en ligne autrement appelé Cloud Computing est un outil fort utile. En effet, le Cloud permet de libérer de l’espace de stockage sur des appareils fixes ou mobiles qui ne disposent que de capacités de stockage limitées. Attention, cela ne veut pas nécessairement dire que les Clouds sont des réserves de stockage infinies.
Ces outils d’hébergement de données en ligne peuvent aussi permettre la synchronisation des données et documents en ligne.

La synchronisation bidirectionnelle est très adaptée au travail en collaboration à distance. Un membre du groupe de travail bénéficiant des accès au document où à la base de données peut à tout moment modifier un unique document, qui pourra ensuite se retrouver sur chaque poste de travail, en local. Néanmoins, il faut rester prudent et sauvegarder régulièrement les fichiers sur des supports externes pour limiter l’impact d’effacements par erreur, des piratages ou la perte d’une version même si les solutions de Cloud Computing offrent des garanties à ce sujet. Google Drive, Sky Drive ou encore DropBox sont les plateformes de Cloud Computing les plus célèbres.

En bref, les outils collaboratifs apparaissent comme des facilitateurs et fluidifiants de quotidien professionnel. Les outils collaboratifs ont modifié peu à peu la manière de travailler en entreprise, et fort de ce constat il apparaît nécessaire pour les entreprises où les travailleurs sont dispersés d’adopter ces solutions.

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